Co musí povinné subjekty plnit?

‍

Povinné subjekty musí v souvislosti se Zákonem plnit řadu povinností, a to zejména:

‍

- zavést procesy pro reakci na oznámení, jeho řešení a přijímání preventivních a nápravných opatření,

- určit osobu či osoby odpovědné za příjem a vyřizování oznámení neboli tzv. příslušné osoby a poučit je o jejich právech a povinnostech,

- zajistit, aby příslušná osoba řádně a nestranně vykonávala svou funkci,

- zajistit utajení totožnosti oznamovatele,

- zajistit, aby oznamovatel, stejně jako další chráněné osoby, nebyl vystaven odvetným opatřením,

- vést evidenci přijatých oznámení a navazujících opatření a zajistit bezpečnou likvidaci údajů po uplynutí archivační doby.

‍

Kdy musí povinné subjekty zavést vnitřní oznamovací systém?

‍

Všichni zaměstnavatelé s více než 250 zaměstnanci, veřejní zadavatelé a subjekty působící ve vymezených odvětvích (finanční služby, pojišťovnictví atd.) budou muset zavést vnitřní oznamovací systém již s účinností Zákona, tj. k 1. srpnu 2023.

‍

Zaměstnavatelé, kteří zaměstnávají mezi 50 a 250 zaměstnanci, mají povinnost vnitřní oznamovací systém zavést do 15. prosince2023.

‍

Jaké způsoby podávání oznámení musí být oznamovatelům umožněny?

‍

Zákon vyžaduje, ale bylo oznamovateli umožněno podat oznámení písemně, ústně a osobně. Je zcela na rozhodnutí povinného subjektu, jak tyto alternativy naplní, ať už zřízením fyzické schránky důvěry, dedikovaného emailu, nepřetržitě dostupné telefonní linky nebo specializovaného řešení, které umožní příjem jak psaných, tak hlasových zpráv. Na co pamatovat při výběru specializovaného řešení najdete zde .

‍

Musí povinný subjekt provést školení zaměstnanců?

‍

Zákon povinným subjektům nestanovuje povinnost proškolit zaměstnance. Provedení školení lze ale doporučit, protože vyšší povědomí zaměstnanců o problematice whistleblowingu a informovanost o poskytované ochraně zvyšuje pravděpodobnost, že potenciální oznamovatelé oznamovací systém skutečně využijí a dají mu přednost před oznamovacím systémem vedeným ministerstvem nebo zveřejněním.

‍

Školení také může přispět k zdůraznění významu, který je whistleblowingu povinným subjektem přikládán a k budování firemní kultury.

‍

Budou všichni zaměstnanci chráněni před jakýmkoli jednání zaměstnavatele?

‍

Přestože je ukončení pracovního poměru typickým příkladem odvetného opatření, neznamená to, že v návaznosti na whistleblowing už nebude možné žádné zaměstnance propustit. Ochrana stanovená Zákonem se vztahuje pouze na oznamovatele a další osoby vymezené zákonem (např. osoby oznamovateli blízké), nikoliv na všechny zaměstnance nebo na zaměstnance, kteří oznámení podali v očekávání ukončení pracovního poměru jako obranu a nezakládá se na pravdě.

‍

Povinnost prokázat, že se o odvetné opatření nejednalo, tj. že opatření bylo založeno na legitimním důvodu a nebylo v příčinné souvislosti s oznámením, nebo se o oznámení vůbec nejednalo, leží na zaměstnavateli.

‍

Jaké sankce hrozí za neplnění povinností?

‍

Nesplní-li povinný subjekt některou ze svých povinností, může mu být uložena pokuta ve výši až 1 mil. Kč.

‍

Potenciálním rizikem nesprávně implementovaného whistleblowingu je také to, že oznamovatel využije oznamovací systém vedený ministerstvem nebo za splnění podmínek oznámení uveřejnění, což znemožní povinnému subjektu věc vyřešit uvnitř společnosti bez pozornosti médií.

Potřebujete pomoct se zavedením interního oznamovacího systému na poslední chvíli? Nejste si jistí, zda je vaše firma povinným subjektem dle zákona? Neváhejte nás kontaktovat na e-mailové adrese: info@smartwhistle.cz.

‍